Slik henger Izy sammen
Izy organiserer personer og bedrifter på tre nivåer:
| Brukere |
Personer som bruker Izy App og noen ganger Izy Portal. Hver bruker knyttes alltid til én leietaker. |
| Leietakere |
Bedriftene i bygget. Ansatte legges under sin leietaker og får tilgang basert på dette. |
| Leietakergrupper | Gruppering av leietakere som brukes for administrasjon, nyheter og tilgjengelighet. En leietaker kan ligge i flere grupper samtidig. |
I tillegg finnes det en egen kategori for eksterne kunder, som brukes når du trenger fakturagrunnlag for personer som ikke tilhører bygget.
Riktig rollefordeling gjør at:
- Ansatte får tilgang til funksjonene de trenger i Izy App og Izy Portal.
- Driftsteamet har kontroll på bygget.
- Resepsjon og kjøkken kun ser modulene de jobber i.
- Onboarding går raskt og trygt.
- Feilbestillinger og tilgangsproblemer minimeres.
Om brukere
En bruker er en person som har tilgang til Izy. Alle brukere må tilhøre en leietaker, og det er leietakeren som bestemmer hvilke tjenester og ressurser brukeren har tilgang til. Brukere får tildelt en rolle som styrer hva de kan se og gjøre i Izy App og Izy Portal.
Om leietakere
En leietaker er en bedrift i bygget og brukes for å styre avtaler, priser og tilgang. En leietaker inneholder ansatte som tilhører bedriften og kan eksistere i flere varianter hvis ansatte har ulike avtaler.
Om leietakergrupper
Leietakergrupper gjør det enklere å styre hva ulike firmaer eller soner i bygget skal se.
Grupper kan brukes til:
- Å sende nyheter til riktige mottakere.
- Å gjøre rom tilgjengelige for utvalgte grupper.
- Å tilpasse tjenester til bestemte brukere.
- Å organisere bygg som har flere soner.
En gruppe kan gå på tvers av leietakere, og en leietaker kan ligge i flere grupper samtidig.
Om eksterne kunder
Personer som ikke tilhører noen leietaker i bygget, men som skal kunne bestille tjenester på faktura. Brukes typisk for gjester eller eksterne besøkende som skal leie møterom eller bestille catering. Eksterne kunder får ikke tilgang til Izy App eller Izy Portal.
Roller i Izy
Izy har to hovedkategorier av roller som bestemmer hva brukeren ser og kan gjøre i Izy App og Izy Portal.
Adminroller i bygget brukes av drift, resepsjon og kjøkken:
Brukerroller hos leietakere brukes av ansatte og administratorer i firmaene:
Eksterne kunder
Personer som ikke tilhører noen leietaker i bygget, men som skal kunne bestille tjenester på faktura. Brukes typisk for gjester eller eksterne besøkende som skal leie møterom eller bestille catering. Eksterne kunder får ikke tilgang til Izy App eller Izy Portal.
Adminroller i bygget
Site manager
Byggets eierrolle i Izy Portal. Site manager styrer hele bygget og alle andre roller ligger under denne.
- Administrerer bygget og alle leietakere i Izy Portal.
- Har full innsikt i alle bestillinger i bygget.
- Oppretter og vedlikeholder leietakere.
- Administrerer tjenester, kategorier og tilgjengelighet.
- Har ansvar for drift, regler og innstillinger på byggnivå.
Resepsjonist
Operativ rolle i bygget. Resepsjonisten støtter bygget i møte med brukere. Har kun tilgang til det som er relevant for resepsjonens arbeid.
- Inviterer brukere på vegne av firmaer.
- Ser kun bestillinger som gjelder resepsjonen.
- Håndterer daglige serviceoppgaver i bygget.
- Kan ikke endre bygginnstillinger eller administrere brukere.
Kjøkkensjef
Operativ rolle for kantine og møtemat. Kjøkkensjefen håndterer alt som gjelder mattilbudet i bygget. Har kun tilgang til funksjoner som er relevante for kjøkkenet.
- Administrerer kantinemeny og mattilbud i Izy Portal.
- Håndterer matbestillinger og møtemat.
- Oppdaterer tilgjengelighet for mattilbud.
- Kan ikke endre bygginnstillinger eller administrere brukere.
💡 Tips: Adminrollene settes i samarbeid med Izy. Kontakt kundeservice for å sette riktige roller for ditt bygg før du håndterer brukerrollene.
Brukerroller hos leietakere
Leietaker admin
Administrator for eget firma. Leietaker admin styrer alt som gjelder firmaet i Izy. Har full tilgang til interne brukere og bestillinger i eget firma.
- Administrerer firmaet i Izy Portal.
- Inviterer ansatte og endrer interne roller.
- Bestiller og endrer på vegne av ansatte.
- Ser alle bestillinger som gjelder eget firma.
- Har ikke tilgang til bygginnstillinger eller andre firmaer.
💡 Tips: Gi rollen leietaker admin kun til personer som har reell administrasjons- eller bestillingsansvar i firmaet.
Leietaker ansatt
Standard bruker i eget firma. Leietaker ansatt bruker Izy App i hverdagen. Har kun tilgang til egne bestillinger og varsler.
- Bruker Izy App i sitt firma.
- Bestiller tjenester for seg selv.
- Ser egne bookinger og varsler.
- Har ingen adminrettigheter eller innsikt i andre brukere.
Viktig å vite
- Leietakeransatte bruker vanligvis kun Izy App.
- Site managers ser hele bygget.
- Resepsjon og kjøkkensjef ser kun modulene som er relevante for dem.
- Leietaker admin bør settes for hvert firma.
- Gamle invitasjoner kan hindre innlogging i nye bygg.
Eksempler og beste praksis
Scenario 1: Meetingkoordinator
Et firma har en person som organiserer møter og bestillinger for kolleger. Denne personen bør være leietaker admin for å kunne administrere brukere og bookinger i Izy Portal.
Scenario 2: Kantinedrift
I bygg med kantine brukes rollen kjøkkensjef. Kjøkkensjefen administrerer meny, møtemat og bestillinger på tvers av leietakere slik at alt vises riktig i Izy App.
Scenario 3: Byggeier med mange leietakere
Site manager har hovedansvaret for bygget og bruker Izy Portal til å holde oversikt over alle leietakere, grupper, tjenester og bestillinger. Rollen er viktig når bygget har mange firmaer eller flere tjenester som skal koordineres.
Lær mer om brukerstyring i Izy
🔗 Administrer leietakere og leietakergrupper.
🔗 Inviter og administrer brukere.