Hvordan Vertsgrupper fungerer
Besøksregistrering er løsningen til Izy der besøkende scanner en QR-kode, fyller ut registreringsskjemaet og varsler ansatte i bedriften om at gjesten deres har ankommet.
Når en vertsgruppe er opprettet i Izy Portal:
- Flere leietakere vises som én samlet bedrift i registreringsskjemaet.
- Ansatte fra alle leietakerne kan søkes opp under samme bedriftsnavn.
- Site managers får en ryddig og konsistent struktur i Izy Portal.
Slik setter du opp Vertsgrupper (steg for steg)
- Gå til Besøksregistrering i Izy Portal.
- Velg Administrering av vert.
- Klikk “Legg til vertsgruppe”.
- Under Leietakere, velg leietakerne som skal tilhøre bedriften/vertsgruppen.
- Skriv inn gruppevisningsnavnet. Dette blir synlig for besøkende i registreringsskjemaet.
- Klikk Lagre.
💡 Tips: Bruk det navnet som gjestene kjenner igjen fra før, gjerne bedriftens offisielle navn.
Felter, valg og begreper
Leietaker
En bedrift slik den er registrert i Izy Portal. En bedrift kan ha én eller flere leietakere, avhengig av deres interne kantineavtaler.
Besøksregistrering
Løsningen der besøkende scanner QR-kode eller registrerer sin ankomst direkte i et besøksskjema og den ansatte i bedriften får varsel om at deres gjest har ankommet.
Vertsgruppe
En samling av leietakere i systemet som tilhører samme bedrift og vises som én virksomhet for besøkende.
Visningsnavn
Navnet den besøkende ser når de skal velge hvilken bedrift de skal besøke i registreringsskjemaet.
Synlig eller skjult
Styrer om en leietaker eller ansatt skal vises i listen besøkende får opp etter skanning av QR-koden.
Eksempler og beste praksis
Eksempel:
En bedrift ligger inne som tre leietakere i Izy Portal fordi ansatte har ulike kantineavtaler. For en gjest som skal på besøk og scanner besøkskoden ved innsjekk, fremstår dette likevel som én bedrift. Med vertsgrupper kan du samle disse leietakerne og vise dem under ett visningsnavn i besøksregistreringen.
Beste praksis:
- Samle kun leietakere som faktisk tilhører samme bedrift.
- Velg et visningsnavn som bruker det navnet bedriften selv bruker utad.
- Oppdater gruppene når bedriften endrer struktur eller navn.
- Informer leietakeren om hvordan bedriften vil vises i innsjekk.
Viktig å vite
- Vertsgrupper endrer bare hvordan bedriften vises for besøkende.
- Leietakerne beholder alle egne avtaler og innstillinger.
- Funksjonen brukes kun når en bedrift er registrert som flere leietakere.
- Visningsnavn kan endres når som helst.
Du vet at vertsgrupper fungerer når
Besøkende enkelt finner riktig bedrift i registreringsskjemaet, ansatte dukker opp under ett tydelig navn og strukturen i Izy Portal er ryddig og lett å administrere, selv med flere leietakere.