Slik setter du opp og bruker besøksregistrering i Izy Portal

Besøksregistrering gjør det enklere å håndtere besøk

Besøkende kan registrere seg selv ved ankomst, enten på egen mobil eller på en pad i bygget. Vertene får automatisk varsel når gjesten kommer, og slipper manuell oppfølging.

Alle besøk logges i Izy Portal, slik at du som administrator har oversikt over hvem som har vært i bygget og når. Det gir bedre flyt i mottaket og en mer ryddig drift, også i bygg uten bemannet resepsjon.

Hvordan det fungerer

Når en besøkende registrerer seg, skjer dette:

• Besøkende åpner registreringsskjema via QR-kode, registreringsskjerm eller en dedikert pad.

• Besøkende fyller inn navn og velger hvem de skal besøke.

• Valgt vert får varsel på mobil. Varsel sendes som SMS dersom telefonnummer er registrert, og som push-varsel i Izy App hvis dette er aktivert.

• Besøket lagres automatisk i besøksloggen i Izy Portal.

For at dette skal fungere, må leietakere, brukere og vertgrupper være korrekt satt opp på forhånd.

Slik gjør du det (steg for steg)

1. Logg inn i Izy Portal.
2. Klikk på Besøksregistrering i sidemenyen.
3. Velg Administrering av Vert.
4. Kontroller at leietakerne du skal bruke for besøk er synlige i listen.
   Ved å trykke på de tre prikkene ved siden av leietakerne kan du redigere visningsnavn og redigere synlighet per bruker innad i leietakeren. 
5. Klikk Legg til vertgruppe oppe til høyre dersom du mangler en gruppe for besøkende.
   
   Vertsgrupper gjør det mulig å samle flere leietakere som tilhører samme bedrift, og vise dem som én virksomhet. Det gjør besøksregistreringen enklere å administrere i bygg der én bedrift ligger inne som flere leietakere. 
   
   🔗 Lær mer om Vertsgrupper her. 
6. Sørg for at brukerne som skal være verter har:
   • Riktig leietaker.
   • Telefonnummer registrert i profilen.
7. Informer de nye vertene om å aktivere push-varsler i Izy App på sin telefon.

Synliggjør ressurs

Plasser en pad eller registreringsskjerm ved inngangen, eller der du ønsker at besøkende skal registrere seg.

I Izy Portal finnes det to ressurser som leder til samme besøksregistreringsskjema. Disse finner du ved å trykke Besøksregistrering > Ressurser. Velg mellom: 

• QR-kode

• URL-lenke

Du kan for eksempel skrive ut QR-koden som ligger under Ressurser, slik at besøkende scanner den med egen mobil ved inngangen. 

Alternativt kan du bruke en pad eller registreringsskjerm der URL-lenken er lagt inn, slik at registreringsskjemaet vises direkte på skjermen og besøkende registrerer seg der.

Felter, valg og begreper

Leietaker: Selskap eller enhet som verten tilhører. Styrer hvem besøkende kan velge i registeringsskjemaet. 
Vert: Bruker som mottar varsel når besøkende registrerer seg.
Vertgruppe: Samling av verter som vises i besøksregistreringen.
Synlighet: Angir om leietaker eller vert er synlig for besøkende i skjemaet.
Telefonnummer: Må være registrert for at vert skal kunne motta varsler.

Eksempler og beste praksis

Dette er typiske scenarioer der besøksregistrering fungerer særlig godt:

Typiske use-caser

• Kontorbygg med felles resepsjon.
• Leietakere som ofte får eksterne møter.
• Bygg uten bemannet mottak.

Anbefalt oppsett

• Én tydelig pad ved hovedinngang.
• Vertgrupper per leietaker.
• Jevnlig kontroll av telefonnummer på brukere (verter).

Vanlige misforståelser

• Vert mottar ikke varsel fordi telefonnummer mangler.
• Push-varsler er deaktivert i Izy App.
• Leietaker er satt som skjult og vises ikke i besøksregistreringsskjemaet.
• Ingen brukere vises før besøkende starter et søk på navn. Dette er bevisst, og ivaretar både flyt og personvern.
   

Hvordan dette vises eller oppleves i Izy

Når besøksregistrering er aktivert, ser besøkende et enkelt skjema på skjerm eller mobil. De velger hvem de skal besøke og fullfører registreringen. Vert mottar varsel i Izy App og vet at besøket har ankommet. Dette gjør mottak raskere og mer forutsigbart.

Viktig å vite

• Telefonnummer er påkrevd for varsling.
• Push-varsler må være aktivert i appen.
• Synlighet på leietaker påvirker hva besøkende ser.
• Besøk lagres og kan spores i etterkant.

Du vet at besøksregistrering fungerer når:

• Besøkende registrerer seg uten hjelp.
• Riktig vert mottar varsel på mobil.
• Besøket vises i besøksoversikten i Izy Portal.
• Verten slipper å bli avbrutt av manuell mottakshåndtering,