Slik booker du ressurser i Izy Portal

Hvorfor dette er viktig

• Du kan som Site manager, leietakeradmin eller resepsjonist opprette bookinger på vegne av leietakere uten at de trenger å gjøre det selv.

• Bookingen knyttes direkte til riktig bruker og leietaker, slik at fakturering havner rett sted.

• Ryddetid kan legges til automatisk, slik at rommet ikke dobbeltbookes.

• Ordrebekreftelsen gir full oversikt over pris, MVA og avbestillingsregler med én gang.

👉 Hopp til tema:

• Slik gjør du det
• Felter, valg og begreper
• Du vet det fungerer når
• Viktig å vite

Slik gjør du det (steg for steg)

1. Gå til Izy Portal og velg riktig bygg øverst i løsningen.

2. Klikk på Bestillinger i menyen til venstre, og velg Booking i undermenyen.

3. Du ser nå kalendervisningen "Bestilte lokaler til leie" med alle tilgjengelige ressurser.

4. Naviger til ønsket dato med pil-knappene øverst til høyre, eller klikk på datofeltet for å velge dato.

5. Klikk på et ledig tidspunkt (grønn rute) i raden for ressursen du vil booke. Et +-ikon vises ved hover.

6. Et bookingskjema åpnes for valgt ressurs. Fyll inn følgende:

• Bruker: Velg brukeren bookingen opprettes for.

• Dato: Kontroller at dato er korrekt.

• Fra / Til: Velg start- og sluttidspunkt.

• Legg til 30 minutter for rydding etter møtet: Huk av dersom rommet trenger ryddetid etter bookingen.

• Deltagere: Fyll inn antall deltagere.

• Kommentar: Valgfritt. Legg til intern kommentar ved behov.

• Fakturareferanse: Fyll inn fakturareferanse dersom det kreves for fakturering.

1. Kontroller totalpris nederst i skjemaet (vises eks. MVA).

2. Klikk Book rommet for å bekrefte bookingen.

3. Du sendes videre til ordrebekreftelsen med Ordre ID, alle detaljer og pris inkl. MVA.

Felter, valg og begreper

Bruker

Personen bookingen opprettes for. Bookingen knyttes til denne brukerens leietaker.

Fra / Til

Start- og sluttidspunkt for selve møtet. Ryddetid kommer i tillegg dersom avkrysningsboksen er aktivert.

Legg til 30 minutter for rydding etter møtet

Legger til en ryddeperiode etter bookingen. Perioden er ikke bookbar for andre i denne tiden.

Deltagere

Antall personer som skal bruke rommet. Brukes til informasjon, ikke til kapasitetsstyring.

Kommentar

Intern merknad som ikke vises for sluttbruker.

Fakturareferanse

Referanse som følger fakturaen. Brukes der leietaker krever en intern referanse på fakturaen (for eksempel et kostnadssted eller et navn).

Pris per time eks. MVA

Timeprisen som er satt på ressursen. Totalpris beregnes automatisk basert på valgt varighet.

Betalt med: Faktura

Betalingsmetoden settes automatisk til Faktura når booking opprettes fra Izy Portal.

Du vet det fungerer når

• Du ser en ordrebekreftelse med Ordre ID (format: MET-XXXXXXXX) og status Bestilt.

• Feltet "Lokale til leie ble lagt til vellykket" vises som grønn suksessmelding øverst til høyre.

• Bookingen vises i kalendervisningen for den aktuelle ressursen.

• Du kan klikke Endre eller Skriv ut direkte fra ordrebekreftelsen.

Viktig å vite

• Site Manager er fritatt for alle kanselleringsgebyrer.

• Hvem du kan booke for avhenger av rollen din:

• - Site Manager: kan booke for alle brukere i bygget.

• - Leietaker admin: kan kun booke for brukere som tilhører samme leietaker som seg selv.

• - Leietaker ansatt: kan kun booke for seg selv.

• Disse reglene gjelder i både Izy Portal og Izy App.

• Bookingen kan kanselleres direkte fra ordrebekreftelsen ved å klikke Kansellere bookingen.

• Møtemat kan bestilles direkte fra ordrebekreftelsen etter at bookingen er opprettet.

• Kun ressurser som er satt opp i Booking-modulen vises i kalendervisningen.

• Grå ruter i kalenderen betyr at tidspunktet er utenfor ressursens åpningstider, og derfor ikke er tilgjengelig for booking.