Slik opprettes et oppdrag i Izy App
Oppdrag opprettes i Izy App når noen i bygget vil melde inn et servicebehov, en feil eller en tjenesteforespørsel. Når Oppdrag brukes, registreres henvendelsen med én gang, med tydelig status og historikk.
- Åpne Izy App.
- Klikk på Oppdrag i menyen.
- Trykk på Opprett oppdrag.
- Velg kategori.
- Skriv inn en beskrivende, kort tittel.
- Legg inn en kort og tydelig beskrivelse av hva det trengs hjelp til.
- Legg til bilder ved behov (valgfritt, maks fem).
- Trykk på Register oppdrag og ferdig.
Oppdraget blir sendt til de som administrerer bygget, og status for henvendelsen vises i Izy App. Status oppdateres etter hvert som oppdraget håndteres av en administrator.
Det er mulig å sortere alle innmeldte oppdrag på:
- vis alle
- mottatt
- pågår
- Fullført
- avvist
Det er også mulig å legge til kommentarer på oppdraget dersom viktig informasjon mangler eller noe må oppdateres.
Hvis en administrator svarer i kommentarfeltet, vil innmelder få et varsel på telefonen, og kommentaren vil bli synlig på registrert oppdrag.
📌 Viktig: Kategori, tittel og beskrivelse må være fylt ut før et oppdrag kan sendes inn.
Oppfølging av oppdrag i Izy App
I Izy App kan sluttbrukere gå til Oppdrag for å se en oversikt over egne innmeldte oppdrag. Disse kan filtreres på statuser.
Åpne et oppdrag for å se:
- Gjeldende status.
- Tittel, kategori og beskrivelse.
- Tilknyttede bilder.
- Kommentarer fra de som behandler oppdraget.
Håndtering av oppdrag i Izy Portal
I Izy Portal håndteres oppdrag av administratorer, ansvarlige for drift, service eller kundedialog.
Kategorier i Oppdrag
Administratorer i Izy Portal styrer hvilke kategorier et bygg har, og ved hjelp av disse styres hvilke kategorier en sluttbruker kan velge når de melder inn et oppdrag.
Eksempel på en kategori kan være:
- Driftstjenester
- Vedlikehold
- Adgang og sikkerhet
- Møterom og fellesarealer
Oversikt over oppdrag i Izy Portal
Oppdrag følges opp i Izy Portal av de som har ansvar for drift eller kundedialog:
- Gå til Oppdrag i menyen til venstre.
- I oversikten vises alle oppdrag som er sendt inn fra Izy App, og nyeste vil ligge på topp i listen som default.
Filter kan brukes for å sortere på kategori og status. Det er også mulig å filtrere på dato.
Ved å klikke på et oppdrag i venstemenyen åpnes en oversiktsvisning med alle oppdrag. Her vises:
- Tittel
- Dato opprettet
- Kategori
- Rapportert av
- Status
Detaljer på enkeltoppdrag
Klikk på Oppdragstittel for å få oversikt over:
- Oppdrags-ID
- Kategori
- Tittel
- Beskrivelse
- Status
- Dato laget
- Rapportert av
- Kommentarer
- Bilder
Svar til brukeren legges inn som kommentar i kommentarfeltet. Status oppdateres underveis i håndtering av oppdraget. Velg mellom:
- Mottatt (default for innmeldte oppdrag)
- Pågår
- Fullført
- Avvist
- Til fakturering
- Ferdig
💡 Tips: Ansvarlige for å følge opp henvendelser burde gjøre det til en daglig rutine å sjekke Oppdrag i Izy Portal. Klikk på Oppdrag i venstremenyen, og nyeste oppdrag vil ligge øverst i listen.
Viktig å vite
- Et oppdrag kan ha inntil fem bilder.
- Statusene gjør det enkelt å se hva som er nytt, hva som pågår, hva som er fullført eller avvist.
- All dialog ligger i samme oppdrag, slik at det ikke er nødvendig å lete i e-poster og andre kanaler.
💡 Tips: Bruk Oppdrag for å få oversikt over alle henvendelser. Det kan for eksempel være feil i lokaler, praktiske behov eller spørsmål om tjenester. Få bedre oversikt over historikken i bygget og en mer forutsigbar oppfølging for alle som bruker bygget.