Forutsetninger
Admintilgang til Izy Portal og tilgang til bygget.
Hvorfor dette er viktig
- Kontakter gir sluttbrukerne et tydelig sted å henvende seg.
- Det reduserer feilhenvendelser og unødige support-saker.
- Drift og resepsjon slipper å bli kontaktet for alt.
Hvordan det fungerer
Kontakter brukes til å registrere personer eller roller knyttet til bygget.
Når en kontakt legges til:
- Vises den i bygginformasjonen for sluttbrukerne.
- Sluttbrukeren ser navn, e-post og eventuelt telefon.
- Informasjonen brukes som anbefalt kontaktpunkt, ikke som supportsystem.
Slik gjør du det (steg for steg)
- Gå til Izy Portal.
- Velg Bygginformasjon.
- Gå til fanen Kontakter.
- Klikk Legg til kontakt.
- Fyll inn navn eller rolle, e-post og eventuelt mobilnummer.
- Legg inn åpningstider dersom det er relevant.
- Fullfør ved å trykke Lagre.
💡 Tips: Bruk rolle der det er mulig, for eksempel Resepsjon eller Drift.
Felter, valg og begreper
Navn eller rolle: Hva sluttbrukeren ser om kontaktpersonen.
E-post: Primær kontaktkanal.
Mobil: Valgfritt, brukes når direkte kontakt er ønsket.
Åpningstider: I hvilket tidsrom sluttbrukeren kan forvente svar.
📌 Viktig: Ikke legg inn personlige numre uten avklaring.
Eksempler og beste praksis
Typiske use-caser:
- Resepsjon eller service desk.
- Drift eller vaktmester.
- Leietakerkontakt eller byggets forvaltning.
Vanlig misforståelse:
- Å legge inn for mange kontakter. Hold det relevant og oversiktlig.
Hvordan dette vises eller oppleves i Izy
Når kontakter er satt opp, ser sluttbrukeren tydelig hvem som skal kontaktes og hvordan. Dette gjør det enklere å handle riktig uten ekstra forklaring.
Viktig å vite
- Kontakter er synlige for alle sluttbrukere med tilgang til bygget.
- Endringer gjelder umiddelbart.
- Uklare roller fører ofte til feilhenvendelser.
💡 Tips: Gå gjennom kontaktlisten jevnlig.
Resultat
Du vet det fungerer når:
- Sluttbrukerne kontakter riktig sted første gang.
- Antall feilsendte henvendelser går ned.
- Bygginformasjonen oppleves ryddig og tydelig.